Facturación electrónica obligatoria en España: todo lo que necesitas saber sobre VeriFactu

1. ¿Qué es VeriFactu?

VeriFactu es el sistema de verificación de facturas implementado por la Agencia Tributaria Española (AEAT) con el objetivo de garantizar la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de las facturas emitidas por empresas y autónomos. Este sistema forma parte de las medidas establecidas en la Ley Antifraude 11/2021 y se regula mediante el Real Decreto 1007/2023.

El propósito principal de VeriFactu es combatir el fraude fiscal y asegurar que todas las transacciones comerciales sean transparentes y verificables. Para ello, exige que los sistemas informáticos de facturación cumplan con una serie de requisitos técnicos que permitan la generación de registros de facturación seguros y su posible remisión a la AEAT.

2. ¿Quién está obligado a cumplir con VeriFactu?

La obligación de adaptarse a VeriFactu recae sobre todas las empresas y autónomos que emiten facturas utilizando sistemas informáticos de facturación. Esto incluye a:

• Sociedades mercantiles (S.L., S.A., etc.).
• Autónomos y profesionales que emiten facturas a sus clientes.
• Pequeñas y medianas empresas (pymes).

Es importante destacar que aquellos que emiten facturas de forma manual o utilizando herramientas básicas como Word o Excel sin funcionalidades avanzadas de facturación no están obligados a cumplir con VeriFactu. Sin embargo, se recomienda la adopción de sistemas compatibles para facilitar la gestión y cumplir con futuras actualizaciones normativas.

3. Plazos de implementación de VeriFactu

Inicialmente, la entrada en vigor de VeriFactu estaba prevista para 2026. Sin embargo, tras la aprobación del Real Decreto-ley 15/2025, los plazos se han extendido para facilitar la adaptación de las empresas y autónomos. Las fechas actuales son:

• 1 de enero de 2027: Obligatorio para sociedades mercantiles sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
• 1 de julio de 2027: Obligatorio para autónomos y el resto de contribuyentes.

Este aplazamiento permite a las empresas y profesionales disponer de más tiempo para adaptar sus sistemas de facturación y garantizar el cumplimiento de la normativa.

4. Requisitos técnicos de VeriFactu

Para cumplir con VeriFactu, los sistemas de facturación deben incorporar las siguientes funcionalidades:

• Generación de registros de facturación en formato XML: Cada factura debe generarse en un formato estructurado que incluya todos los campos obligatorios definidos por la AEAT.
• Encadenamiento de registros mediante hash: Cada factura debe estar vinculada criptográficamente con la anterior, creando una cadena inalterable que garantice que no se han eliminado ni modificado facturas.
• Incorporación de un código QR verificable: Cada factura debe incluir un código QR que permita al receptor verificar los datos ante la AEAT.
• Envío de registros a la AEAT: Dependiendo del modo de cumplimiento elegido (VeriFactu o No VeriFactu), los registros deben enviarse de forma automática e inmediata o conservarse localmente para su envío bajo requerimiento.
• Declaración responsable del fabricante del software: El proveedor del software debe certificar que su producto cumple con el Reglamento VeriFactu y la orden ministerial correspondiente.

Es fundamental que las empresas y autónomos verifiquen que sus sistemas de facturación cumplen con estos requisitos para evitar sanciones y garantizar la validez de sus facturas.

5. Diferencias entre VeriFactu y la factura electrónica

Es común confundir VeriFactu con la factura electrónica, pero son conceptos distintos:

• VeriFactu: Se centra en garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas emitidas, estableciendo requisitos técnicos para los sistemas de facturación y, en algunos casos, la remisión de registros a la AEAT.
• Factura electrónica: Se refiere al formato digital de la factura, que debe cumplir con ciertos estándares y puede ser intercambiada electrónicamente entre emisor y receptor.

Ambos sistemas buscan modernizar y digitalizar la facturación, pero tienen objetivos y requisitos diferentes.

6. ¿Cómo adaptar tu negocio a VeriFactu?

Para adaptarse a VeriFactu, es recomendable seguir estos pasos:

1. Evaluar el software de facturación actual: Verificar si cumple con los requisitos de VeriFactu o si es necesario actualizarlo o cambiarlo.
2. Seleccionar un software compatible: Optar por soluciones que garanticen el cumplimiento de la normativa. Herramientas como Verifactus te permiten cumplir con VeriFactu desde el primer día, con 15 días de prueba gratuita sin tarjeta.
3. Formar al personal: Asegurar que los empleados encargados de la facturación comprendan los nuevos procesos y requisitos.
4. Implementar y probar el sistema: Configurar el software y realizar pruebas para garantizar su correcto funcionamiento antes de la fecha límite.

Adaptarse con antelación permitirá una transición más fluida y evitará posibles inconvenientes o sanciones.

7. Sanciones por incumplimiento de VeriFactu

No cumplir con los requisitos de VeriFactu puede conllevar sanciones significativas. Según la normativa vigente, las multas pueden alcanzar hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal. Estas sanciones buscan incentivar el cumplimiento y garantizar la transparencia en las transacciones comerciales.

8. VeriFactu para sectores específicos

Algunos sectores, como la hostelería y la restauración, pueden tener particularidades en la implementación de VeriFactu debido a la naturaleza de sus operaciones. Es esencial que estos sectores consulten las guías específicas y adapten sus sistemas de facturación en consecuencia.

9. Preguntas frecuentes sobre VeriFactu

Adaptarse a VeriFactu es esencial para garantizar la transparencia y legalidad de las operaciones comerciales en España. Herramientas como Verifactus te permiten cumplir con VeriFactu desde el primer día, con 15 días de prueba gratuita sin tarjeta.